ECM הוא מונח המגדיר את כלל הפעולות הבאות:  ניהול מסמכים, ניהול תוכן באינטרנט, חיפוש, שיתוף פעולה, ניהול רשומות, ניהול נכסים דיגיטלי, (DAM)  ניהול תהליכי זרימת עבודה, לכידה וסריקה. מערכת ECM  מיועדת בעיקר לניהול מחזור החיים של מידע מפרסום ראשוני או יצירתו לאורך כל הדרך אותה עובר המידע ועד לאחסונו בסופו של דבר בארכיונים. יישומי ECM מיושמים בשלוש דרכים עיקריות: תוכנה המותקנת בארגון עצמו, תוכנת שירות המותקנת אצל ספק שירות ניהול ידע אליה ישנה גישה מהארגון SAAS ואליה ניתן לגשת דרך האינטרנט או פתרון מעורב של תווכנה המותקנת בארגון עצמו עם תוכנה המסופקת ע"י ספק חיצוני.