מערכת ניהול מסמכים הנה מערכת מחשוב המשמשת לאיתור ואחסון של מסמכים אלקטרוניים. לרוב מערכות ניהול המסמכים יכולות לעקוב אחרי גרסאות מסמכים שונות אשר נערכות ע"י גורמים שונים בארגון.

מערכות ניהול מסמכים חופפות בדרך כלל באופן חלקי עם  מערכות  ניהול תוכן  ולמעשה לרוב הן נחשבות כחלק ממערך ניהול התוכן (ECM) בארגון בנוסף למערכות ניהול נכסים דיגיטליים, מערכות סריקת מסמכים, מערכות ניהול תהליכים ומערכת ניהול רשומות.

החל מתחיילת שנות ה-80, מספר יצרנים החלו לפתח מערכות מחשוב לניהול מסמכי נייר. מערכות אלו תוכננו להתמודד לא רק עם ניהול מסמכים בעלי טקסטים כתובים אלא גם עם תמונות, הדפסים וכו'

דור ההמשך של מערכות ניהול המסמכים כללו גם ניהול מסמכים אלקטרוניים אשר לרוב אוחסנו על גבי מערכת הקבצים המקומית של המשתמש. מערכות ניהול מסמכים EDM) )אשר פותחו באותה התקופה תמכו בניהול של קבצים בפורמט קניני ייחודי למערכת הניהול או במספר מוגבל מאוד של פורמטים של מידע.

רבות מהמערכות המוקדמות האלו התפתחו מאוחר יותר למערכות סריקה חכמות אשר התמקדו בלכידה, אחסון, אינדוקס ואחזור של פורמטים גרפיים.

כיום מערכות ניהול המסמכים התפתחו לנקודה בה הן יכולות לנהל כל פורמט של מידע אשר יכול להישמר על רשת, ולמעשה כיום מקיפות פונקציונאליות של לכידת וניהול מסמכים, כלים לשיתוף, אבטחה, ניהול תהליכים ועריכה.

מערכות ניהול  מסמכים מאפשרות לארגון ללכוד מידע הנמצא בפקסים  וטפסים, לשמור עותקים של המסמכים בפורמט גרפי במאגר המידע של הארגון,  לצרכי אבטחה ותוך אחזור מהיר. פונקציית אינדוקס הטקסט גם בפורמטים גרפיים מאפשרת למערכת לספק יכולות של אחזור טקסט ללא קשר לפורמט המידע.

התפתחות מערכות ניהול הידע והמידע בארגונים הביאה להתייעלות וחיסכון בארגונים רבים בהם הוטמעו  ובייחוד בארגונים בהם ישנם ארכיוני מסמכים מבוססי נייר גדולים, ולמעשה כיום מערכות מסוג זה מוטמעות במרבית הארגונים הגדולים והבינוניים בעולם