מערכת ניהול מידע, ידע ותוכן בארגון היא מכלול האסטרטגיות, שיטות וכלים המשמשים ללכידת, ניהול, אחסון, שימור ומסירת מידע, ידע, תוכן ומסמכים המשויכים לתהליך הארגוני. אסטרטגיות וכלי ECM מאפשרים את ניהול המידע הלא מובנה של הארגון בכל מקום בו נמצא המידע.
מושג זה מייצג ראשי תיבות של enterprise content management (ניהול תוכן בארגונים)
אחסון דיגיטלי משקף יתרונות רבים לארגון ולסביבה. סריקת מסמכי החברה באופן שוטף מאפשרת גיבוי, ניהול והפצה של מסמכים בארגון באופן יעיל וחסכוני יותר הן בזמן והן בכסף תוך שיפור רמת השירות של הארגון מול הצרכן. סריקת מסמכים תורמת גם לסביבה בכך שהיא מפחיתה משמעותית את השימוש בנייר פיזי בארגון.
ניהול תוכן בארגונים משלב את תפיסת, חיפוש ורישות המסמכים עם הארכיון הדיגיטלי בארגון. ניהול מסמכים ותהליכי עבודה הנם האתגרים המרכזיים בהטמעת מערכת ניהול מידע, ידע ותוכן בארגון.
המושג תפיסת מידע וידע בתחום ניהול התוכן בארגונים מתייחס לסריקת מסמכים ואחסונם במדיה דיגיטלית, איסוף מסמכים ומדיה דיגיטלית ואחסונם בבסיס נתונים המנוהל ע”י מערכות לניהול תוכן.
ישנם מספר גורמים המניעים עסקים לאמץ פתרון של ניהול תוכן בארגון: הצורך להגביר את יעילות הארגון, להגביר את השליטה על המידע בארגון ולהפחית את הסך הכולל של עלות ניהול התוכן בארגון.
הדמיה של מבנים ותהליכים בארגון
לכידה, ניהול, הדמיה, ומסירת מידע מאוגד עם המסמכים ו/או המידע המשויכים אליו.
איגוד כלי עיבוד נתונים (כגון יישומים ספציפיים) ומסמכים (כגון מוצרים משרדיים)
עיבוד מקביל ורציף של נהלים הכוללים חיסכון סימולטני
תזכורות, לוחות זמנים, האצלה והליכי ניהול נוספים
מעקב ותיעוד של מצב תהליך, ניתוב, ותוצאות
כלים לעיצוב והצגת תהליך
ההיערכות הארגונית בתחום ניהול הידע כוללת את הצעדים הבאים:

בחירת ומינוי מנהל ידע או מחלקה לניהול ידע
תקצוב פרויקט ניהול הידע כולל הקצאת זמן עבודה ותקציבים לפלטפורמה טכנולוגית
הכנסת הפרויקט לתוכנית העבודה הארגונית ומינוי מנהל בכיר האחראי על הפיקוח
עבודה מול גורמים בארגון האחראים על תכנים וידע
מיפוי נקודות ממשק בתחום הידע בין מחלקות הארגון במטרה לאפיין את ניהול הידע בין המחלקות
השתת מערך עבודה משותפת בין היחידות השונות בארגון בתהליך ניהול ושימור הידע

נתונים הנם נתונים גולמיים (לא מעובדים), מידע הנו נתונים אשר עברו עיבוד וידע הוא מידע המשמש לפעולה.
סורק הנו מכשיר המשמש כאמצעי קלט אופטי המחלק את השטח ממנו נקלט המידע אל המחשב לסדרת שטחים קטנים מהם הוא קולט את המידע בזה אחר זה ומתרגם אותם למידע דיגיטלי
ארכיון דיגיטלי בשונה מארכיון הנייר המסורתי משמש לשמירה, אחסון וניהול של מסמכים, ידע ומידע השמורים על מדיה דיגיטלית. הארכיון הדיגיטלי מכיל הן מסמכים שנוצרו באמצעות כלים דיגיטליים (מעבדי תמלילים, עורכי תמונות וכו’) והן מסמכים אשר עברו תהליך דיגיטציה באמצעות סורק לדוגמא
סריקת מסמכים בהיקף הכולל כמויות גדולות של מסמכים נעשית בדרך כלל באמצעות ציוד סריקה בעלי יכולת ייצור נרחבת המאפשר סריקת מסמכים בכמויות גדולות ותוך פרקי זמן קצרים. מכשירי הסריקה כוללים חומרה המבצעת באופן אוטומטי: ניקוי רעשים, יישור תמונה, הרחקת צללים, סריקה דו צדדים ושאר פעולות המאפשרות סריקה בכל רזולוציה ובכל הפורמטים.
ניהול תוכן בארגון הנו תהליך שיתופי במסגרתו נוטלים חלק בעלי תפקידים מוגדרים מראש. בד”כ ישנם בתהליך ניהול התוכן חמישה בעלי תפקידים עיקריים:

יוצר או כותב התוכן – אחראי ליצירת תוכן חדש ועריכתו

עורך – אחראי על בדיקת ושיפור התכנים שנוצרים במערכת ועל אופן הגשתם

מפרסם – אחראי על אישור התכנים לאחר עריכתם לשימוש כלל המשתתפים

מנהל המערכת – אחראי על תקינות פעולת המערכת על תפעולה ותחזוקתה השוטפת. הניהול הנו בד”כ ברמת הטכנולוגיה ולא ברמת התכנים.

צרכן המידע – הגורמים בארגון המשתמשים בתכנים אשר נמצאים במערך ניהול הידע.

ידע סמוי הנו ידע קיים שקשה להגדיר אותו. לדוגמא ידע לגבי רעשי מנוע מסוימים הדורשים כל אחד מהם בדיקת חלק אחר. ידע כזה כולל גם מודלים חשיבתיים ונקודות מבט והסתכלות.
ניהול מסמכים נכון מהווה בסיס לניהול יעיל של ארגון. תיוג נכון של מסמכים, קטלוג מסודר ושיטתי של המידע והגדרה ממוקדת של תוכן כל מסמך יאפשרו ניהול מסמכים יעיל ונכון. מערכת ניהול מסמכים טובה תאפשר תיוג מתוחכם של מסמכים – נושאים ותתי נושאים,קיבוץ ע”פ עורכים, קיבוץ ע”פ יחידות ועובדים, קיבוץ ע”פ יעדים , מידע נלווה לכל מסמך, מעקב מצב תהליך, הגדרת הרשאות לעיון ולעדכון מסמכים, חיפוש ואחזור, מילון מונחים ארגוני , קבלת התראות אודות שינויים ועוד.