מערכת ניהול תוכן מהווה את האסטרטגיות השיטות והכלים בהן משתמשים כדי לסרוק, לנהל, לאחסן, לשמור ולאתר מסמכים ותכנים הקשורים לתהליכים אירגוניים.

כלי ה- ECM  והאסטרטגיות מאפשרים ניהול מידע מובנה ומידע בלתי מובנה של הארגון בכל מקום בו מידע זה קיים. הטכנולוגיה של ניהול מסמכים עיסקיים מספקת פתרונות אחסון שימור הידע בארכיב דיגיטלי, גמישות והתאמה לצרכי הארגון, ניהול הרשאות גישה לנתונים, אחזור מידע בלחיצת כפתור ושיתוף נתונים.

בעבר כאשר מנהלי מערכות מידע ואנשי ההנהלה דנו בהחזר על ההשקעה בטכנולוגיה, הם בראש ובראשונה חשבו על ההטבות הפיננסיות. כיום על המנהלים להביא בחשבון את היתרונות שאינם מדידים פיננסית באופן ישיר, כגון האופן בה מערכת ניהול המסמכים מאפשרת ומקלה על השגת היעדים של החברה.

כל אחד חווה את התסכול של לא להיות מסוגל למצוא את הנייר או הקובץ שיאפשר לו לבצע משימה חשובה. במחקרים נמצא כי בממוצע, 80% מהעובדים עסוקים כחצי שעה ביום באחזור מידע, בעוד ש- 60% מהעובדים מבזבזים שעה או יותר ביום בשכפול עבודתם של אחרים. 90% מהזיכרון של עסקים נמצא על הנייר. מסמך ממוצע מועתק כ- 19 פעם. 7.5% מכל המסמכים הולכים לאיבוד. 3% מתויקים לא נכון. חברות משקיעות כ- 20$ בשכר עבודה כדי לתייק מסמך, כ- 120$ שכר עבודה כדי למצוא מסמך אשר תויק לא נכון וכ- 220$ כדי לשחזר מסמך אבוד. אנשי מקצוע מבלים כ- 5-15% מזמנם כדי לקרוא את האינפורמציה בעוד שהם מבלים כ- 50% מזמנם בלחפש אותו.

נתונים אלה תומכים בעובדה שמרבית העסקים יהנו משימוש במערכת ניהול מסמכים.  זו לא השאלה "האם" להכניס מערכת ניהול תוכן אלא "מתי" ו"כיצד". ככל שמערכת ניהול המסמכים תותקן מהר יותר בארגון כך היתרונות של שימוש בה יתחילו להשפיע על הביצועים העסקיים מהר יותר. שימוש במערכת יביא להפחתה בזמן איתור ואחזור מסמכים, ירידה בעלויות האחסון, צמצום בעלויות ציוד משרדי. השקעה במערכת ניהול תוכן יכולה להביא תשואות אמיתיות בזמן קצר להפליא.

עם משקל גדל והולך של מסמכים בארגון, ניהול המסמכים המסורתי הוא יקר, לא יעיל ומהווה צוואר בקבוק של הארגון. עם מערכת המבוססת על נייר, ההוצאות על המרחב הפיזי גבוהות ומשך הזמן המוקדש לחיפוש, בדיקה, העתקה והדפסה של מסמכים מוסיף לעלויות התפעול היומיומיות של הארגון. תיוק לא נכון של מסמך, קובץ שלא במקומו פירושו הפסדים נוספים. באמצעות מערכות לניהול מסמכים, המסמכים הנדרשים לעובדים זמינים מיידית. גם אם העסק מחולק לסניפים רבים, כל עובד, בכול סניף, יכול לקבל את המסמכים הדרושים לו מיידית.
מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית היא יותר מתחליף לארונית התיוק. מערכת ניהול מסמכים יכולה לספק דרכים חדשות לעבודה. היא יכולה לשפר את תהליכי העבודה בארגון ואת דרכי הטיפול במסמכים בצורה מהירה ויעילה יותר.
ההנהלה מבקשת בדר"כ לראות הצדקה מוצקה להשקעה במערכת לניהול התוכן. כיצד יש להגדיר את ההחזר על ההשקעה (ROI) בהקשר של הטמעת מערכת ניהול תוכן? בראש ובראשונה, הטמעת מערכת ניהול תוכן עוזרת לארגון להשיג את יעדיו העיסקיים.

4 סיבות עיקריות לאימוץ מערכת ECM :

•    הפחתה בעלויות
•    שיפור השירות ללקוח
•    הבטחת המשך פעילות הארגון
•    התאמה לרגולציה

ROI מוכיח כיצד מערכת ה-ECM  תומכת באסטרטגיה העסקית של הארגון. ההצלחה נמדדת בתועלות העיסקיות. למערכת ה-ECM  ישנן תועלות שאינן ניתנות למדידה כמותית כמו: שיתוף מידע, גישה מרחוק, פרודוקטיביות ומידע מושלם ומהימן יותר המוביל לקבלת החלטות טובה יותר. כל אלה יובילו להחזר כספי של ההשקעה במערכת. הטבות אלה הן הערך המוסף להשקעה.

דרכים למדידת ה- ROI 

רוחביות– לכמה אנשים תעזור המערכת. ככל שיותר עובדים ישתמשו במערכת, כך יגדל ההחזר על ההשקעה.
חזרתיות –תכיפות השימוש במערכת. מערכת אשר יעשה בה שימוש על בסיס יומיומי תניב החזר השקעה גדול יותר ממערכת אשר יעשה בה שימוש שאינו יומיומי.
עלות – בין השאר, ניתן לראות חסכון בעלות בארגונים בהן ישנו שימוש במערכת ECM כולל ניתובים המתבצעים באופן אוטומטי ע"י תהליכי עבודה ממוכנים (WORK FLOW). זאת לעומת ארגונים בהן קיימת כמות גדולה של נייר המועברת לטיפול בצורה ידנית. ככל שהפוטנציאל לשימוש חוזר במידע הנמצא במערכת והפצתו לכמות גדולה יותר של אנשים גבוה יותר, כך ההחזר על ההשקעה גדול יותר.
שיתוף– ככל שהיכולת לשתף בעזרת השימוש במערכת גדלה, כך גדל ההחזר על ההשקעה.
ההטבות הישירות משימוש במערכת ניהול תוכן, כמו חסכון בעלויות בנייר וחסכון בשטחי אחסון, הן הקלות למדידה. לעומתן ההטבות העקיפות יכולות להיות משמעותיות באותה מידה והן ניתנות למדידה בצורה מובנית. יש להביא בחשבון את ההפחתה בכ"א או העלייה בתפוקה של אותה כמות עובדים וחסכון בזמן יקר.

ההטבות מהשימוש במערכת ECM

הפחתה בעלויות:

הפחתה בכ"א / עליה בתפוקות

הפחתת שימוש בנייר

הפחתה בדרישות אחסון פיזי

לקוח:

שיפור בשירות הלקוח
שיפור אבטחת המידע של הלקוח

המשכיות:

זמינות של החומר
אפשרות לאיתור מידע
הפחתה בסיכונים של טעויות ואבדן מידע

התאמה:

גישה מהירה למידע –  יכולת גדולה יותר לשתף מידע
תיעוד לפעילות העסקית
התאמה לדרישות הרגולציה

הטמעת מערכת ניהול תוכן משפרת את ביצועי הארגון כמעט בכל תחום, בעיקר בערכים של זמן, נראות של נתונים, ועלויות. באמצעות מערכת ה- ECM ניתן למצוא את המסמכים במהירות ובדייקנות. זמן שווה כסף, וזמן רב מושקע באירגונים על איסוף נתונים ומסמכים והעברתם. ניהול מסמכים יכול לחסוך בשניהם.

ככל שכמות המידע בארגונים גדל, כך עולה הנחיצות והדחיפות של שימוש בכלי ה-  ECM לשיפור ביצועי הארגון.

כל הזכויות שמורות לחברת digi-doc.