כאחד המיתוסים הנפוצים, נתפסת סביבת העבודה בחברות היי-טק וחברות עתירות טכנולוגיה כסביבה "נקייה" מניירת, הנשלטת ע"י מחשבים, מידע דיגיטלי ורשתות תקשורת,המאפשרות העברת אינפורמציה בין העובדים באון-ליין. האמנם ?

בפועל, ולמרות הרצון להיראות כמתקדמים טכנולוגית, המצב בשטח שונה מאוד מהתיאור שלעיל. חברות רבות, גם מתחום ההיי-טק, במיוחד כאלו העוסקות בפיתוח מערכות ומוצרים הכוללים חומרה, עושות שימוש אינטנסיבי בנייר ובארכיוני נייר.

מהנדסים עדיין מתייקים לקלסר את הפיתוח האחרון עליו שקדו, ביטויים כמו "כל אחד והמצבור שלו" או "כל אחד והמגירה שלו", עדיין מהווים חלק מאוצר הביטויים הארגוני. גם השימוש במעבדי תמלילים ותוכנות שירטוט גרפיות למיניהן, לצורך תיעוד ועדכון גרסאות של שרטוטים ומוצרים, מסתכם לרוב בשמירת החומר על גבי דיסקט, הוצאת תדפיס נייר לגיבוי ומשם למגירה.

למרות שאנו על סף האלף השלישי, בעיית שיתוף המידע בארגון אינה דבר מובן מאליו, העומדת בראש סדר העדיפויות הארגוני. אומנם קיימת התעוררות מסוימת בתחום אם בצורת מינוי בעלי תפקידים לריכוז הנושא, או בהטמעת פתרון מסוג כזה או אחר שיאפשר קישוריות בין עמדות המחשב השונות, אך לרוב מדובר בפתרונות מקומיים ולא בתהליך כולל. אחד הגורמים לחוסר השיתוף במידע, נעוץ למרבה הפלא דווקא בטבע האנושי. תהליכי עבודה שהוטמעו והשתרשו במשך השנים, עדיין טבועים עמוק בעובדים. המשוואה על פיה ידע =כוח מתקיימת גם היום, ומהווה את אחת הסיבות מדוע אנשים אינם ששים לשתף את המצאותיהם, פיתוחים וכד' עם השאר. עובד השומר לעצמו ידע, הופך לחיוני יותר וערכו עולה. הדבר אולי טוב לפרט אך בוודאי שרע לארגון. אולם לא רק חברות ההיי-טק נתקלות בבעיות הנובעות מהצורך לנהל מידע שאגור על גבי נייר ושוכן לבטח במגירותיהם של המהנדסים.

גם חברות שפעילותן העסקית מבוססת על מאסה של לקוחות כמו חברות התקשורת הסלולארית, בתי חולים, בנקים וחברות ביטוח, מאופיינות בסביבת עבודה עתירת נייר. האינטראקציה עם הלקוחות בחברות אלה נעשית על פי רוב דרך הטלפון או פנים אל פנים,
עובדה המחייבת מתן שירות מהיר ומענה מיידי. בעידן המקוון בו התרגלנו כלקוחות לקבל את המידע באופן מיידי, פשוט בלתי אפשרי לטפל בלקוח ולספק שירות בזמן תגובה נמוך, כאשר כל האינפורמציה נמצאת בתיקי הלקוחות בארכיון. הזמן הנדרש לאיתור תיק לקוח בארכיון נייר משוכלל ומסודר ככל שיהיה, אינו מאפשר מתן שירות מיידי באון-ליין.

בנוסף, מידע המצוי בארכיון קונבנציונלי, אינו מאפשר עבודה מקבילה ומחייב לצורך כך ליצור
מספר העתקים שאינם מתעדכנים במקביל. נאמנות לקוחות מהווה את אחד מיסודות הקיום של כל ארגון, במיוחד ארגונים עתירי לקוחות. נאמנות לקוחות מושגת לרוב לא רק בזכות המוצר, כי אם בזכות השרות. לכן, שירות לקוחות הוא גורם משפיע מאוד על יכולת הארגון לשרוד במשק תחרותי, והיכולת לספק שירות טוב טמונה במציאת פתרון לניהול המידע ולקיצור זמני התגובה.
היכולת לתת מענה לבעיות שהוצגו לעיל בתחום ניהול מידע, שיתוף ידע ושירות לקוחות, נמצא כיום במערכות ה- Electronic Imaging. מערכות אלה מאפשרות להמיר את כל המידע
האגור על נייר (פקס, שירטוט, מכתב, תמונה וכד') לפורמט דיגיטלי ולאחסן אותו במערכת המחשוב של הארגון.

המרת המידע לפורמט דיגיטלי בתוספת מיפתוח מתאים, הופכים את המידע לנגיש עבור כל עובדי הארגון בהתאם לצורך ולמערך ההרשאות. שימוש בתוכנות הקיימות כיום בשוק,מאפשר לאחזר באופן מיידי את המידע על פי מגוון רחב של חיפושים, כולל שימוש במילות מפתח המתייחסות לתוכן המסמך עצמו.

יישום תהליך של Electronic Imaging מייעל באופן משמעותי את תהליכי זרימת המידע
ושיתופו בארגון, המביאים לשיפור בתהליכי העבודה עצמם. זמינות המידע למספר רחב של משתמשים, פותרת את בעיית חוסר יכולת העבודה במקביל, המאפיינת את ארכיוני הנייר. קיצור הזמן המהותי באיתור ואחזור המידע בין אם זה תיק לקוח, חוזה, פוליסת ביטוח או שירטוט מסוים, מאפשרת לארגון להעניק ללקוחותיו שירות המצטיין בזמן תגובה קצר ביותר, שכן כל המידע נגיש בצורה מידית מכל PC ואין צורך "לייבא" אותו באופן פיסי מהארכיון.

אמנם, הטכנולוגיה אינה יכולה להוות פתרון מלא להתמודדות עם בעיות ארגוניות כדוגמת עובד המחליט להסתיר מידע. אולם, עם ניהול ארגוני נכון ואכיפת נהלים, מאפשרת הטכנולוגיה שיתוף מידע (טכני, ניהולי, ארגוני) לכל אורכו של הארגון. בסיוע רשתות אינטרנט ואינטרה-נט מסייעות מערכות E.I לצמצם פערים גיאוגרפיים לפחות בכל הקשור לניהול ושיתוף מידע.

כל הזכויות שמורות לחברת digi-doc.