ניהול מידע (IM) הוא האיסוף והניהול של מידע ממקור אחד או יותר  והפצתו לקהל אחד או יותר. תהליך זה מערב בדרך כלל את המשתמשים להם יש חלק או זכות במסמך.

ניהול מידע משמעותו ארגון של ושליטה על: התכנון, מבנה וארגון , ניהול, עיבוד, הערכה ודיווח של פעילויות מידע,  בכדי לעמוד ביעדי הלקוחות ולאפשר קיום משימות ארגוניות בתהליך העברת המידע.

במהלך שנות ה-70 תהליך ניהול הידע הוגבל ברובו לתחזוקת קבצים וניהול מחזור החיים של קבצים מבוססי נייר, אולם עם שגשוג טכנולוגיות המידע שהחלה בשנות ה-70, משימת ניהול המידע בארגון הוארה באור חדש והחלה לעסוק גם בתחזוקת מידע (data maintenance). מאותו שלב הפסיק ניהול המידע להיות משימה פשוטה שיכולה להתבצע בידי כל אדם, אלא נדרשה הבנה של הטכנולוגיה המעורבת ושל התאוריה שבבסיסה, בכדי לבצע משימות של ניהול מידע. במהלך מעבר שיטת אחסון המידע מניירת לקבצים אלקטרוניים הפכה משימה זו לקשה אף יותר.

עד סוף שנות ה-90 כאשר מידע הופץ באופן קבוע על פני רשתות מחשבים ובאמצעות אמצעים אלקטרוניים אחרים, הפכו למעשה מנהלי הרשת בארגונים למנהלי המידע. מנהלי הרשת מצאו עצמם בהדרגה מקבלים משימות קשות יותר ויותר.

 עם הטמעתם של מערכות תוכנה וחומרה חדשות ובעלות כלים חדישים, הפך תחום ניהול המידע למשאב בעל חשיבות רבה לארגון ולהוצאה וסיכון גדולים עבור ארגונים ועסקים רבים.

אירועים טראגיים עולמיים כגון אסון התאומים הדגיש את חשיבות תחום ניהול המידע אף יותר לאחר שחברות שלמות נמחקו מעל פני האדמה לאחר שלא ביצעו ניהול וגיבוי של המידע  והידע אשר היו קיימים בארגון ערב האירוע.

רגולציה הינה זרז נוסף באימוץ טכנולוגיות ניהול מידע וידע וזאת לאור דרישות רגולטוריות הולכת וגוברות, במהלכן הולכת הסביבה הבירוקרטית ומתרחבת באופן טבעי. קיום מערכות לניהול מידע מאפשרות לעמוד במשימות רגולטוריות באופן יעיל יותר

על פי תאוריות מדעיות של ניהול כפי שפותחו בעיקר באוניברסיטת Carnegie Mellon, עיקר הפעילות הניהולית בארגונים המספקים שירותים קשורה למעשה בקבלת החלטות תוך עיבוד מידע.

הגורם המכריע בתהליך ניתוח מידע וקבלת החלטות הוא אפוא היכולת המוגבלת של יחידים לעבד מידע ולקבל החלטות תחת מגבלות אלו. על כן פותחו כלי ניהול  מידע ושיתוף מידע המיועדים לספק לארגונים וחברות את הכלים הנדרשים על מנת להגיע למסקנות והחלטות נכונות והם בסיס מערכות ניהול המידע של ימנו.

ההבדל העיקרי בין ניהול מידע וניהול ידע הא שניהול המידע מתמקד בניהול מידע רשום בכל סוגי המדיה וניהול הגורמים המשתמשים במידע, ומנגד ניהול ידע נותן דגש על ניהול הון אינטלקטואלי בארגונים באמצעות לכידת וניטור ידע ותובנות המצויים בידי עובדים בארגון ושיתוף בידע בניהם.