מערכת ניהול תהליכים הנה חלק ממערך ניהול מידע, ידע ומסמכים בארגון ותפקידה הוא לבקר ולנהל את זרימת נתיבי ותהליכי העבודה, תוך אספקת משוב להנהלת הארגון ולעובדים על אזורים בהם זרימת העבודה אטית יותר ומתן הצעות יישומיות לשיפור תהליכים בעייתיים.

מערכת ניהול תהליכים ארגוניים מנהלת את זרימת הנתונים מעובד לעובד. לאחר שמסתיים תהליך אצל עובד אחד עוברות התיקיות בניהול מערכת ניהול התהליכים לעובד הבא וכך הלאה עד שמסתיים התהליך המוגדר.

 מערכת ניהול תהליכי העבודה מקיימת תקשורת הדוקה עם מערכות המידע ומערכות מחשוב שונות של הארגון, תוך ניהול בסיס נתונים מתקדם עצמאי. העברת התיקיות בין המשתמשים השונים נעשית באמצעות תפריט מכוון מטלות המוצג למשתמש ובאמצעותו הוא יכול להתעדכן בסטטוס התהליך ומיקומו בתהליך העבודה.

הפעלת מערכת ניהול תהליכים בארגון חוסכת בכוח אדם העוסק בהפקה והפצה ידנית של מסמכים, תוך שהיא משתמשת במערך הפקה והפצה ממוחשב במקום. כמובן שניהול תהליכים ממוחשב תומך גם במגמה הירוקה ובחסכון בנייר, מעטפות, דיו, בולים ומשלוחי דואר.

קיום התהליך העסקי באמצעות מערכת ניהול תהליכים נהוג על פי רוב על ידי מכלול רב של עסקים וארגונים אשר פעילותם העסקית נדרשת לניהול יעיל של הפקת והפצת מסמכים כגון: בנקים ומוסדות פיננסיים, חברות ביטוח, ספקי אינטרנט, ספקי שירותי תקשורת, שירותי בריאות, גורמי ממשל ועוד.

המחלקות הפנימיים אשר מנוהלות בארגונים באמצעות תוכנת workflow הן בדרך כלל מחלקת משאבי האנוש, מחלקת כספים, מחלקת מערכות המידע וניהול פרויקטים.  שימוש במערכת ניהול התהליכים במחלקות אלו מאפשרים שליטה ובקרה על תהליכי מידע פנים-ארגוניים שוטפים.

בבסיסה מחברת מערכת ניהול התהליכים בין אנשים למערכות המידע של הארגון תוך שינוע, ניטור ובקרה של  זרימת המידע במחזור חיים מלא של התהליכים העסקים.

 באמצעות המערכות הקיימות בשוק כיום ובליווי ייעוץ מקצועי בתחום ניהול התהליכים ניתן לתכנן, לתעד, לבצע אוטומציה, להריץ, לנהל, לבקר, לנטר ולאסוף בינה תהליכית עסקית במהלך תהליכים פשוטים או מרכבים בארגון.

 בעולם שיתופי מעודדת מערכת ניהול התהליכים שיתוף בין הגורמים השונים בארגון תוך שיפור היעילות התפעולית ושביעות רצון הלקוחות, ביסוס יתרון התחרותי והגדלת שיעור הרווחיות.