מערכות ניהול מסמכים כוללות לרוב את המרכיבים הבאים: אחסון, ניהול גרסאות, תיוג מידע ואבטחה בנוסף לפונקציות של אינדוקס ואחזור מידע. להלן עיקרי המרכיבים:

תיאור

נושא

מטה דאטה – metadata הוא למעשה מידע על מידע ונקבע לכל מסמך בנפרד. מטה דאטה יכול לכלול למשל תאריך ושם משתמש אשר תויגו. מערכת ניהול המסמכים יכולה לתייג מידע במטה דאטה באופן אוטומטי או לעודד את המשתמש לתייג במהלך פעולתה.

מערכות ניהול מסמכים מסוימות משתמשות בזיהוי תווים אופטי במסמכים סרוקים ומבצעות חליצת טקסט ממסמכים אלקטרוניים.

המידע המחולץ על ידי מערכת ניהול המסמכים יכול לסייע למשתמשי המערכת לאתר מסמכים על סמך זהות, מילות חיפוש שכיחות או באמצעות פונקציית חיפוש טקסט מתקדמת.

מטה דאטה

Metadata

 

לרוב מערכות ניהול מסמכים מבצעות אינטגרציה עם מערכות ניהול המסמכים הקיימות בארגון כך שהמשתמש יוכל לאחזר מסמכים קיימים ישירות ממאגר מערכת ניהול המסמכים, לבצע שינויים ולשמור את המסמך בחזרה במאגר בנוסח החדש וכל זאת ללא יציאה ממערכת ניהול המסמכים. אינטגרציה כזו נפוצה עם תוכנות office, דואר אלקטרוני ומערכות שיתוף מידע.

אינטגרציה

 

לכידה כוללת בעיקר קבלת ועיבוד תמונות של מסמכי נייר מסורקים ומדפסות. לרוב נעשה שימוש במערכת זיהוי תווים אופטי, על מנת להמיר מסמך בפורמט אימ'ג למסמך בעל טקסט הניתן לקריאה על ידי מערכות ממוחשבות. מערכת זיהוי תווים אופטי משמשת לעיתים לתמצות ערכים.

לכידה

 

אינדקס עוקב אחר מסמכים אלקטרוניים ועשוי להיות פשוט , כמו מעקב אחרי אינדיקטורים ייחודים לזיהוי מסמכים, אך לעתים קרובות הוא מורכב יותר ומצריך סיווג באמצעות מטה דאטה  – metadata או אפילו חילוץ של אנדקסי מילים מתוך תוכן המסמך. אינדקס קיים בעיקר בכדי לתמוך באחזור. תחום בעל חשיבות קריטית לאחזור מהיר הוא יצירת טופולוגית אינדוקס.

אינדוקס

.

אחסון מסמכים אלקטרוניים כולל לרוב ניהול של אותם מסמכים. מיקום האחסון, משך האחסון, מעבר מסמך ממדית אחסון אחת לשנייה ולבסוף אחסון נוסף או השמדת המסמך.

אחסון

פונקציה זו משמשת לאחזור מסמכים מהאחסון אשר יכולה להיות פשוטה מאוד במקרה של אחזור מסמך אחד אולם הנה מורכבת יותר במקרה של אחזור מידע ממסמכים מרובים.

אחזור מסמכים יכול להתבסס על אינדיקטורים הניתנים למסמך על ידי המשתמש או באמצעות אינדיקטורים התומכים בחיפוש מבוסס טקסט או מידע כגון תאריך.

אחזור מסמך באמצעות חיפוש על פי מילות מפתח יחזיר קרוב לוודאי מספר מרובה של תוצאות ולא את המסמך הספציפי המבוקש בלבד. .

אחזור

מסמך אשר פורסם להפצה צריך להופיע בפורמט שאינו ניתן לשינוי בקלות.

בהתנהלות עסקית רגילה במגזרים הנשלטים על ידי רגולציה, מסמך מקורי אינו מופץ אלא מאוחסן בלבד. במידה ומסמך נועד להפצה בסביבה הנשלטת על ידי רגולציה עליו להיות מופץ על ידי ציוד בעל סטנדרטי איכות ותוקף ולכן יש להשתמש במערכות הפצה העומדות בתקן איכות מסוים.

הפצה

 

אבטחת מסמכים הנה חיונית במערכות ניהול מסמכים. התאמת דרישות במסמכים מסוימים יכולה להיות מורכבת למדי בהתאם לסוג המסמך.

מערכות ניהול מסמכים שונות כוללות מודול של מערכת הרשאות המאפשר למנהל המערכת לספק גישה למסמכים מסוג מסוים לאנשים או קבוצות מוגדרות.

אבטחה

 

ניהול תהליכי עבודה הנו תהליך מורכב אשר מוטמע לרוב במערכות ניהול מסמכים.

ישנם סוגים שונים של מודולים לניהול תהליכי עבודה והשימוש בהם תלוי בארגון בו מוטמעת מערכת ניהול המסמכים.

מערכת ניהול תהליכי עבודה המבוססת על חוקים מאפשרת למנהל המערכת ליצור חוק אשר יקבע את תהליך זרימת והעברת המסמך בתוך הארגון

לדוגמא תהליך עבודה של חשבונית בארגון תעביר את מסמך החשבונית דרך כל הגורמים שצריכים לאשר ולבחון את ההוצאה.

קביעת מערך חוקים דינמי מאפשר יצירת ענפים במהלך תהליך העבודה.

תהליכי עבודה

שיתוף מסמכים צריך להיות מוטמע במערכת ניהול המסמכים בצורתה הבסיסית ביותר, תוך שמערכת ניהול מסמכים שיתופית מאפשרת  אחזור ועריכת מסמכים על ידי משתמשים בעלי הרשאה.
יש צורך בחסימת גישה למסמך עליו מתבצעת עבודה בפני משתמשים אחרים בעת העריכה צורות שיתוף מתקדמות אחרות, הנמצאות בשימוש מערכות ניהול מסמכים, מאפשרות צפייה ועריכה של מסמך בו זמנית על ידי מספר משתמשים מורשים. עריכה כזו תציין את הערות כלל המשתתפים במסמך.

שיתוף

ניהול גרסאות הוא תהליך באמצעותו מסמכים נרשמים ונמחקים ממערכת ניהול המסמכים,  תוך מתן אפשרות למשתמשים לאחזר גרסאות קודמות ולבצע עבודה מנקודה נבחרת.

ניהול גרסאות הינו שימושי במסמכים המשתנים לאורך זמן ובהם נדרשים עדכונים רבים.

ניהול גרסאות

פונקציית החיפוש מוצאת מסמכים ותיקיות באמצעות שיוך תבניות או חיפוש טקסט מלא.

חיפוש

 

פרסום מסמך כולל נהלים של הגהה, סקירה פרטית או ציבורית, אשרור, הדפסה וכו' צעדים אלו מבטיחים זהירות וחשיבה לוגית. כל פעולה חסרת זהירות תסתיים בחוסר דיוקים במסמך ובהטעיה או חוסר שביעות רצון של המשתמשים והקוראים. בתעשיות הנשלטות על ידי רגולציה ישנה חשיבות רבה לתיעוד תאריכים, מעבר תהליכים וחתימה על מסמכים.

פרסום

 

שחזור והפקת מסמכים ואימג'ים הוא אלמנט מפתח בתכנון הטמעת מערכת ניהול מסמכים. דוגמא טובה היא תכניות בניה אשר נסרקו ועובדו וכעת יש להפיק אותם מחדש דרך מערכת ניהול המסמכים.

שחזור